Formy finální žádosti

Žádosti týkající se individuálních projektů (IP) nebo grantových projektů (GP) musí být předloženy ve formě webové žádosti (včetně příloh) vyplněné a finalizované v aplikaci BENEFIT7. Žádost včetně všech jejích příloh se předkládá v elektronické podobě ve formátu *.pdf  na nosiči  chráněném proti přepisu (CD-R) a též v listinné podobě v e výzvou požadovaném počtu (1x originál), včetně požadovaných dalších povinných či nepovinných příloh. Všechny přílohy musí být předloženy v listinné podobě, popřípadě – umožňuje-li to správce dotace i prostřednictvím datové schránky. Seznam povinných příloh je uveden ve výzvě k předkládání žádostí.

Při finalizaci žádosti je nutné celý dokument kromě elektronického odeslání nadřízenému orgánu ještě i fyzicky vytisknout. Doporučuje se striktně dodržovat pokynů uvedených v návodech na vyplnění elektronických žádostí (například návodu, Jak vyplnit projektovou žádost OP VK). Je to z toho důvodu, že při každém novém zásahu žadatele do obsahu žádosti a její následné finalizaci se žádosti přiděluje nový unikátní klíč. Proto po jakékoliv manipulaci ve formě sebemenší úpravy již zfinalizované žádosti se mění unikátní kód této žádosti (HASH kód). Tím je chráněna naprostá shoda elektronické a tištěné verze. Bez shodného HASH klíče bude žádost z posuzování úplně vyřazena. 

Vlastní a kompletní žádost je potřeba po odeslání prostřednictvím Benefitu7 ještě doručit na zprostředkující orgán fyzicky v podobě tištěné. Žádost musí být podepsána statutárním zástupcem nebo zástupci v souladu s výpisem z obchodního rejstříku nebo jiné evidence, svázána do jednoho svazku, pevně sešita svorkou (provázkem), která bude přelepena přelepkou/páskou, orazítkována a parafována statutárním zástupcem. Listy nemohou být volně vyjímatelné. Směr přelepení páskou volte vždy takovým způsobem, aby bylo možno svazkem dokumentů volně listovat, aniž by byla porušena celistvost přelepky.

Proces hodnocení žádosti

Proces hodnocení žádostí je postup, kdy jsou Vaše žádosti o finanční podporu předkládány nadřízenému orgánu ke schválení. Celý proces by měl probíhat při dodržení zásad transparentnosti, rovného přístupu a nediskriminace. Podobně, jako například v případě veřejných zakázek, tak i u hodnocení finální podoby žádosti začne nadřízený orgán nejprve hodnocením formálních náležitostí. Jedná se o vyhovění požadavkům, které jsou popsány v odstavcích výše. Žadatelé, jejichž žádosti tomuto hodnocení nevyhoví, budou následně vyzváni k odstranění nedostatků (např. nesoulad mezi údaji v tištěné a elektronické verzi, chybějící povinná příloha, chybějící podpis oprávněného zástupce atd.).

Po úspěšném zvládnutí tohoto bodu dojde k hodnocení celkové přijatelnosti žádosti. Hodnotí se zde především soulad žádosti s ohledem na základní podmínky výzvy k předkládání žádosti. V případě, že žádost nesplní podmínky přijatelnosti, bude z dalšího procesu hodnocení vyřazena. S ohledem na skutečnost, že nedostatky zjištěné v průběhu hodnocení přijatelnosti jsou zásadního charakteru, a tyto jsou v rozporu s podmínkami výzvy, jejich náprava tudíž není možná. Žádosti, které v první fázi nesplnily podmínky formálního hodnocení, avšak splnily podmínky hodnocení přijatelnosti, jsou vráceny v dodatečném termínu k dopracování. Pokud žadatel nedostatky z formálního hodnocení neodstraní do předem stanovené lhůty, bude žádost z dalšího procesu hodnocení vyřazena. 

Po hodnocení přijatelnosti následuje samotné hodnocení věcné, což je proces, kdy se pročítá podrobně celá žádost a probíhá posuzování žádosti ve vztahu ke stanoveným výběrovým kriteriím a kdy jsou k jednotlivým položkám přiřazovány body. Maximálně může žádost obdržet 100 bodů (teoreticky i více - viz IPRM - kapitola Elektronický sběr žádostí a systémy sběru, tehdy je bonifikace 10 %, tudíž maximální počet 110 bodů, což ovšem je údaj spíše teoretický). Body jsou přidělovány hodnotiteli, přičemž žádosti o finanční podporu, resp. projekt hodnotí vždy dva individuální hodnotitelé a podmínky jsou předem známy. Projekt pro splnění věcného hodnocení potřebuje dosáhnout alespoň 65 bodů (pokud není uvedeno jinak). V opačném případě je vyloučen z procesu hodnocení.

Projekty ve výzvě úspěšné, tedy ty se skóre nad 65 bodů, se seřadí od nejúspěšnějšího po ten nejméně úspěšný a předloží se k posouzení výběrové komisi, která má poslední slovo v procesu hodnocení (následuje už jen schvalování vedoucím - politickým orgánem). Výběrová komise přiřadí projektům finanční podporu až do vyčerpání finančního objemu určeného na výzvu. Tyto finančně pokryté projekty s uvedením výše přidělených finančních prostředků spolu se zásobníkem náhradních vyhovujících projektů předloží k závěrečnému schválení orgánům kraje (zastupitelstvo) nebo například ministrovi. Konečné schválení vybraných projektů na základě návrhu výběrové komise má tedy politický orgán řídícího orgánu. 

Pro příklad uvádíme závěrečný odstavec spolu s tabulkou průběhu schvalování žádosti z materiálu Jihočeského kraje popisujícího proces hodnocení žádostí u projektů OP VK spravovaných tímto krajem. Je zde zmíněna i předpokládaná délka procesu posuzování u projektů financovaných z projektu OP VK (zdroj).