Znalost mechanismu výběrových řízení a zadávání veřejných zakázek je důležitým prvkem pro zvládnutí celého procesu administrace projektu. Je to důležité hlavně z toho důvodu, že vy, jako příjemci veřejné podpory, veřejných peněz, musíte jejich nakládání podrobit určitým pravidlům, která mají zajistit jejich efektivní a bezkorupční využití. Dlužno podotknout, že se jedná o proces poměrně složitý a níže představené skutečnosti jsou pouhým výtahem těchto pravidel. V praxi se vždy informujte přímo v legislativě, v příručce pro příjemce nebo v metodickém pokynu MMR, popřípadě u svého řídícího subjektu. Všechny uvedené zdroje byly i použity při sestavování následujícího textu.

V zásadě lze konstatovat, že výběrová řízení pro projekty spolufinancované z fondů EU či jiných veřejných zdrojů můžeme rozdělit do dvou kategorií, a to na výběrová řízení realizovaná podle platného zákona o veřejných zakázkách (v současné době je to zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách - "dále jen „ZVZ“) nebo výběrová řízení zjednodušená, realizovaná podle méně formálních postupů blíže popsaných v konkrétních příručkách pro příjemce.

 

Výběrová řízení (zákon používá formulaci zadávací řízení)

Na úvod je vhodné si uvést, co vlastně výběrové (zadávací) řízení je. Jedná se o formalizovaný postup, veřejnou soutěž, která poptává pro subjekt hospodařící s veřejnými penězi nějakou dodávku zboží či služeb, kterou si subjekt z nejrůznějších důvodů objednává u externího dodavatele. Soutěž je zveřejňována za podmínek daných zákonem ve speciálním informačním systému (Věstník veřejných zakázek, Vyhledávač veřejných zakázek, Portál o veřejných zakázkách a koncesích), je vypisována podle pravidel daných zákonem a má jasný procesní postup. Takovýmto způsobem jsou v ČR vypisovány téměř všechny veřejné zakázky (omezení může být dáno finanční hodnotou plnění, nebo sektorovým omezením - obrana, bezpečnost státu).

Výběrové řízení definuje novela zákona č. 55/2012 Sb. (dále jen novela) ze dne 31. 1. 2012, kterým se mění zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách. Tato novela znamenala pro systém řadu změn a to zvláště z toho důvodu, že přes výběrová řízení protékalo mnoho finančních prostředků bez jasných pravidel. Uvedená novela se snaží tomuto stavu zabránit. Touto novelou mj. dochází ke snížení limitů veřejných zakázek malého rozsahu na dodávky a na služby pod 1.000.000,- Kč bez DPH a na stavební práce pod 3.000.000,- Kč bez DPH, mění se vymezení dotovaného zadavatele a rozšiřuje se rozsah informací, které je zadavatel po zadání zakázky, resp. uzavření smlouvy povinen zveřejnit. (zdroj)

Veřejnou zakázkou je pak podle slovníku pojmů MMR zakázka hrazená ze státního rozpočtu nebo z rozpočtu krajů, měst a obcí. V případě veřejných zakázek je třeba přísně dbát na dodržování předpisů při zadávání veřejných zakázek - vhodné je, je-li to možné, uvést přesný odkaz na zákon o veřejných zakázkách, dle kterého má konečný příjemce nebo popř. konečný uživatel postupovat. Berou se v úvahu horizontální témata (regulérnost veřejné podpory, ochrana životního prostředí, rovnost žen a mužů apod.). Shodu s národními pravidly a pravidly Společenství týkajícími se oprávněnosti výdajů ze strukturálních fondů, zadávání veřejných zakázek, veřejné podpory, ochrany životního prostředí a rovnosti příležitostí mužů a žen kontroluje řídicí orgán, který rovněž potvrzuje zdůvodnění a správnost nároků, a to prostřednictvím ověřování takových skutečností, jako jsou tendrové procedury, uzavírání kontraktů, pokrok v implementaci, platby a převzetí prací.

Veřejná zakázka (VZ)

Veřejné zakázky musejí splňovat následující zásady:

• transparentnost
• rovné zacházení
• zákaz diskriminace

Zásada transparentnosti
Jakákoliv zakázka musí být vždy zadána transparentním způsobem. Základním účelem zásady je zajištění co největší průhlednosti řízení, která podstatnou měrou přispívá k přezkoumatelnosti celého řízení a k možnosti kontroly postupu v řízení.
Naplnění této zásady lze spatřovat například v povinnosti:

• pořizovat o všech významných úkonech písemnou dokumentaci v dostatečném rozsahu (protokol), který případně umožní úkony zadavatele nezávisle přezkoumat;
• jasně vymezit kritéria, dle kterých budou hodnoceny nabídky dodavatelů, vždy v dostatečném předstihu před samotným vypracováním nabídek;
• opatřit všechna rozhodnutí řádným odůvodněním;
• uveřejnit smlouvu na plnění veřejné zakázky;
• uveřejnit skutečně uhrazenou cenu veřejné zakázky.

Zásada rovného zacházení
Každý zadavatel je v průběhu zadávání (veřejné) zakázky, resp. již od okamžiku přípravy řízení, povinen přistupovat stejným způsobem ke všem dodavatelům, kteří mohou podat či podávají nabídky.
K dodržení této zásady ze strany zadavatele dochází například tím, že v souvislosti s přípravou řízení definuje jeho přesné podmínky tak, aby všichni uchazeči předem věděli, jak bude řízení probíhat (tedy např. bude-li omezován počet zájemců, jaké jsou přesné podmínky pro toto omezování, které musí dodavatel splnit, případně jakým způsobem bude probíhat hodnocení nabídek, atp.).
Zásada zákazu diskriminace
V průběhu zadávání VZ je zadavatel povinen postupovat vždy tak, aby jeho jednáním nedošlo k neodůvodněné diskriminaci žádného z dodavatelů. Zadavatel vymezením zadávacích podmínek vždy diskriminuje tu část dodavatelů, kteří zadávací podmínky nemohou splnit, a proto se nemůžou účastnit zadávacího řízení. Veškeré podmínky omezovacího charakteru (požadavky na kvalifikaci, obchodní podmínky, jiná smluvní ustanovení) však musí podstatným způsobem souviset s předmětem veřejné zakázky. Zadavatel je tedy oprávněn stanovit přesné podmínky pro účast v řízení, nesmí však uzavírat přístup jiným dodavatelům z důvodů, které podstatným způsobem nesouvisejí s předmětem veřejné zakázky.
Zásadu zákazu diskriminace je třeba důsledně uplatňovat nejen ve vztahu k dodavatelům se sídlem, místem podnikání či bydlištěm na území ČR, ale rovněž ve vztahu k zahraničním dodavatelům. Za porušení zásady diskriminace však nelze za žádných okolností považovat používání českého jazyka.
 

Zásady „3 E“
Smyslem zadání veřejné zakázky je zajistit statek, který zadavatel skutečně potřebuje pro zajištění plnění svých úkolů tak, aby uspokojil jeho potřebu (účelnost) za co nejnižší cenu (hospodárnost), respektive za nejnižší cenu připadající na jednotku užitečnosti (efektivnost). Ve své podstatě se jedná o to, aby zadavatel se svěřenými prostředky ekonomicky a smysluplně nakládal.
Hospodárností se rozumí takové použití veřejných prostředků k zajištění plnění úkolů, při němž dojde k co nejnižšímu vynaložení svěřených prostředků a zároveň je dodržena odpovídající kvalita plněných úkolů. Jinými slovy jde o minimalizaci nákladů (finanční, lidské, věcné) na plnění svěřených úkolů s tím, že je zároveň také dodržena požadovaná kvalita vykonávaných úkolů. Při sledování kritéria hospodárnosti musí zadavatel brát v potaz nejen náklady prvotní (pořizovací), ale i provozní. Jejich součet (po zohlednění časové hodnoty peněz) je možné označit za náklady celoživotní.
Efektivností se rozumí takové použití veřejných prostředků, kterým se dosáhne nejvýše možného rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem prostředků vynaložených na jejich plnění. Jde tak o vztah mezi vstupem (náklady) a výstupem (zboží, služby či jiná činnost).
Účelností se rozumí takové použití veřejných prostředků, které zajistí optimální míru dosažení cílů při plnění stanovených úkolů. Jde tedy o vztah mezi zamýšlenými cíli a skutečnými dopady vykonané činnosti. Zda byla uspokojena potřeba, která na počátku akci, činnost, vyvolala.

Výše uvedená kritéria zadavatele provází již od okamžiku rozhodnutí pořídit požadované plnění.

Při průzkumu trhu (zadavatelův orientační monitoring stavu trhu v poptávané oblasti, slouží k parametrizaci nabídky) může zadavatel zjistit nedostatečný počet dodavatelů schopných uskutečnit požadované plnění. Aby v takovém případě zajistil dostatečnou soutěž a tím i dodržel kritérium hospodárnosti, je třeba změnit přístup k takové zakázce. Jednou z možností jak reagovat na takovou situaci je např. zakázku rozdělit na několik částí.

 

Zákon rozlišuje několik druhů veřejných zakázek. Tyto druhy jsou určeny finančním limitem, kterým je předpokládaná výše plnění a které je požadováno VZ a pak i účelem, kategorií, do které veřejná zakázka spadá. Posledním základním kritériem je subjekt, který VZ vypisuje.

Mezi základní členění zakázek podle předpokládané výše finančního limitu plnění se řadí:

• veřejné zakázky malého rozsahu
• veřejné zakázky podlimitní
• veřejné zakázky nadlimitní

Veřejné zakázky členěné podle kategorie zakázky:

• na dodávky
• na služby
• na stavební práce

Veřejné zakázky podle subjektu zadavatele:

• Česká republika a státní příspěvkové organizace (např.: ministerstva, správní úřady, AV ČR, GAČR, NKÚ, Úřad vlády ČR, CENIA, ...; )
• územně samosprávné celky a příspěvkové organizace územně samosprávných celků
• dotovaní zadavatelé - právnické nebo fyzické osoby, které zadávají zakázku spolufinancovanou („dotovanou") z veřejných zdrojů z více než 50 %, za předpokladu, že zadávají nadlimitní zakázku na stavební práce nebo nadlimitní zakázku na služby související s nadlimitní zakázkou na stavební práce.
  Příkladem dotovaného zadavatele může být obchodní společnost, která získala dotaci z fondů EU na vybudování velkého sportovně-rekreačního areálu.
• sektoroví zadavatelé - osoby podnikající v oblasti plynárenství, teplárenství, elektroenergetiky, vodárenství, veřejných dopravních sítí a poštovních služeb na základě speciálního oprávnění (licence), nebo pokud tuto činnost vykonávají pod dominantním vlivem jiného veřejného zadavatele. Příkladem sektorového zadavatele jsou např. energetické společnosti jako ČEZ, a.s. apod.

(poznámka: členění je zjednodušeno, pro konkrétní situaci si vždy ověřte stav v zákoně o VZ nebo nahlédněte do manuálu MMR k veřejným zakázkám, upraveno podle webu společnosti Grantika)

Konkrétní vyjádření finančních limitů pro jednotlivé kategorie naleznete v následující tabulce, § 12, strana 36:

Důležité je i podotknout, že subjekt, který je povinen skrze veřejné výběrové řízení soutěžit zakázku vystupuje jako subjekt obchodněprávní, tedy ne mocensky nadřazený, ale jako rovnocenný obchodní partner. A to i v situaci, kdy zadavatelem veřejné zakázky je například stát, Česká republika, která má de facto kontrolní, nebo v krajním případě například i normotvornou funkci.

 

Co je zadávací řízení?
Opět se vrátíme k definici zadávacího řízení. Zadávací řízení upravuje závazný procesní postup zadavatele při zadávání veřejné zakázky.
Zákon definuje šest druhů zadávacích řízení:

• otevřené řízení,
• užší řízení,
• jednací řízení s uveřejněním,
• jednací řízení bez uveřejnění,
• soutěžní dialog a
• zjednodušené podlimitní řízení.

K zadání veřejné zakázky dochází i při

• řízení, v němž veřejný zadavatel zadává veřejnou zakázku na základě rámcové smlouvy, a
• v dynamickém nákupním systému.

Řízení, v němž je zadávána zvláštním postupem veřejná zakázka na základě rámcové smlouvy, může použít pouze veřejný zadavatel. Sektorový zadavatel zadává nadlimitní veřejnou zakázku na základě rámcové smlouvy v jednacím řízení bez uveřejnění.
Možnost použití jednotlivých zadávacích řízení závisí na kategorii zadavatele, který veřejnou zakázku zadává a v některých případech rovněž na skutečnosti, zda jsou naplněny zákonné podmínky pro použití příslušného zadávacího řízení.
Některé formuláře stanovené pro uveřejnění vyhlášení obsahují rovněž pojem „urychlené řízení“. Urychlené řízení však není zvláštním řízením podle zákona, ale za urychlené řízení se považuje užší řízení nebo jednací řízení s uveřejněním, u něhož byly zadavatelem zkráceny zákonné lhůty (zdroj).

 

Zadávání VZ je rovněž spojeno se lhůtami, které jsou vypisovány a stanovovány zadavatelem k předložení nabídek a k jejich vyhodnocení. Lhůty musejí reflektovat povahu VZ, tedy složitost, která je různá podle druhu zakázky a promítá se do doby potřebné k přípravě nabídky.

 

Zjednodušená zadávací řízení

Podle méně formalizovaných pravidel jsou povinni realizovat zadávací řízení všichni žadatelé o dotace, kteří nespadají do režimu zákona o veřejných zakázkách. Jedná se především o podnikatelské subjekty (živnostníky, obchodní společnosti atd.) a jiné fyzické či právnické osoby soukromoprávní povahy, které nenaplňují podmínky proto, aby byly klasifikovány jako veřejní, dotovaní nebo sektoroví zadavatelé.

Konkrétní postupy pro zjednodušená řízení se mohou lišit program od programu. Většinou však výběrové řízení probíhá formou výzvy k podání nabídek více potenciálním dodavatelům, u nichž je předpoklad splnění zakázky. Výběr nejvýhodnější nabídky pak provede žadatel nebo jím pověřená komise na základě předem stanovených požadavků.

Nezbývá než připomenout, že i při realizaci zjednodušených výběrových řízení musí žadatelé o dotace dodržet základní zásady veřejného zadávání, tedy transparentnost procesu výběru, nediskriminaci a rovné zacházení se všemi účastníky a v neposlední řadě také hospodárnost výběru.

 

 

Hodnocení

Hodnocení provádí minimálně tříčlená hodnotící komise, kterou jmenuje zadavatel. Toto platí u zakázek soutěžených na základě příručky pro příjemce OP VK. U velkých zakázek v režimu podle ZVZ je minimální počet nastaven na 5 s tím, že v závislosti na zadavateli může narůst až na minimálních 9 osob. V komisi musí být vždy zastoupen odborník, který rozumí dané problematice. Komise hodnotí jen ty nabídky, které Komise pro otevírání obálek nevyřadila.

Zadavatel vede evidenci přijatých nabídek např. formou seznamu, ve kterém by měla být minimálně uvedena identifikace subjektu, předkládajícího nabídku, místo, datum a čas předložení nabídky. Nabídky došlé po termínu se nehodnotí, jen se uvědomí o této skutečnosti uchazeč.

Hodnotící kritéria

Je možno užít jedno (cena) nebo i více kritérií, musí být dána dopředu do zadání VZ a musí představovat jasná pravidla. Musí být jasné jakou váhu jednotlivá kritéria při hodnocení mají. Součet vah musí být vždy roven 100.