Tabulkové procesory JAK NA TO POJMENOVANÍ OBLASTÍ Při psaní vzorců není třeba uvádět jen adresy buněk. Jednotlivé buňky nebo jejich úseky si můžete pojmenovat a pracovat s těmito názvy. PROČ POUŽÍVAT NÁZVY BUNĚK Možná že při prohlížení různých možností programu MS Excel jste si už všimli příkazu Název v nabídce Vložit. Tento příkaz má i dílčí nabídku a v ní se nachází další volby (obr. 1). Někdy se stává, že tyto volby odradí uživatele od toho, aby příkaz Název dále zkoumal. Jestliže si vyberete buňky nebo skupiny buněk, můžete jim v MS Excelu přiřadit Položka Název a její další možnosti. V ČLÁNKU SE NAUČÍTE: Jak vytvořit názvy buněk. Jak názvy buněk používat ve vzorcích. Název programu: MS Excel. vlastní názvy. To může mít výhodu tehdy, když pracujete například s mnoha daty stejné kategorie (prodej nebo nákup zboží, telefonní platby, reklama, nájem). Potřebujete-li tato data dále zpracovávat (sčítat, zjišťovat průměry, maxima apod.), stane se výpočet přehlednějším, když budou mít data svůj název. Pak na ně totiž nemusíte odkazovat pomocí adres buněk, ale přímo jejich názvem, například =SUMA(reklama), =PRŮMĚR(ná-jem). JAKÝM ZPŮSOBEM BUNKY POJMENOVAT Existují dva základní způsoby. První způsob je ten, že MS Excelu zadáte, aby názvy vytvořil na základě okolního záhlaví dat. Druhý způsob spočívá v tom, že si vymyslíte vlastní název, který daným buňkám nadefinujete. Výběr způsobu pojmenování závisí jen na vás a především na vzhledu vašich dat. VYTVOŘENÍ NÁZVU Prohlédněte si následující tabulku (obr. 2). Obsahuje záhlaví sloupců i řádků, proto by mohlo být pro další zpracování přehledné, kdyby se podle nadpisů sloupců a řádků jmenovala také jednotlivá data v tabulce. Označte celou oblast tabulky do bloku a z nabídky Vložit vyberte položku Název. V zobrazené dílčí nabídce pak klikněte na příkaz Vytvořit. Zobrazí se dialogové okno Vytvořit náfpy (obr. 3); zde se vám MS Excel pokusí nabídnout možnosti pro převzetí názvů ze záhlaví tabulky. V dané situaci nabízí převzít názvy z horního řádku a z levého sloupce označené tabulky. Pokud byste s navrženou situací nesouhlasili, stačí zatržení u jednotlivých Tabulka se záhlavím sloupců a řádků. voleb změnit. Jestliže s návrhem souhlasíte, klikněte na tlačítko OK. MS Excel tak vytvoří názvy buněk a vy si je můžete nejenom prohlížet, ale především používat při dalším zpracování dat. DEFINOVÁNÍ VLASTNÍHO NÁZVU Pokud se v okolí buňky nenachází vhodný název nebo chcete-li buňkám dát název vlastní, vyzkoušejte následující způsob. Zaškrtnutím Vytvořit názvy těchto VyWorit názvy v položek ■*0iHomi"řádek zajistíte pře- "*v] Levý sloupec vzetí názvů □ Dolní řádek z horního 1 1 Pravý sloupec řádku nebo z levého [OK ii Storno | sloupce. Obr. 3 1. Nejprve označte buňku nebo buňky, které potřebujete pojmenovat. 2. Nyní v nabídce Vložit opět klikněte na položku Název a ze zobrazené dílčí nabídky vyberte příkaz Definovat. 3. Otevře se dialogové okno (obr. 4) a v něm do políčka Náfpy o sešitu zadejte vlastní název pro vybrané buňky (například tabulka - viz obrázek). 4. Před potvrzením tlačítkem OK můžete v políčku Odkaz zkontrolovat správné adresy buněk. 5. Jakmile na tlačítko OK kliknete, vybraná oblast buněk bude pojmenována a ve vzorcích na ni můžete daným názvem odkazovat. Zápis nového názvu pro buňky. Již existující názvy v sešití. Definovat lázev Názvy \ Obr. 2 —7 leden únor březen duben kveten červen teleftf 12 11 9 8 15 14 reklama 1 2 1 3 2 1 nájem 19 20 17 16 15 18 Odkaz na právě pojmenovávané buňky. Obr. 4 tabulka* březen červen duben kveten leden nájem reklama telefon únor RYCHLÉ VYTVOŘENÍ NÁZVU Jestliže nechcete definovat název pomocí dialogového okna, můžete využít levou část řádku vzorců. Stačí, když oblast buněk, které potřebujete pojmenovat, nejprve označíte. Potom jen klikněte do levé části řádku vzorců (nachází se zde adresa aktivní buňky) a místo zobrazené adresy napište vlastní název. Nakonec stiskněte klávesu Enter, a buňkám bude přiřazen správný název (obr. 5). Obr. 5 Rychlé pojmenování oblasti buněk. daneT • £ 89 A B C D E 1 počítač pro každého 7/2005 27 JAK NA TO Tabulkové procesory PROHLÍŽENÍ A ZOBRAZENÍ NAZVU BUNĚK Jak víte, v levé části řádku vzorců se ukazuje adresa aktivní buňky. V této oblasti můžete nejenom oblast buněk pojmenovat, ale také zjistit, které názvy buněk se v rámci sešitu nachází. Jak? Kliknete-li na rozbalovací šipku, zjistíte, že se hned zobrazí všechny definované názvy (obr. 6). V zobrazeném seznamu můžete dané buňky vyhledávat nebo z něj vybírat oblasti buněk podle názvu. Názvy buněk můžete také zobrazit v dialogovém okně Definooat ná^eo (obr. 4). Pokud si potřebujete již existující název buňky nebo název určité oblasti buněk vložit do textu nebo do vytvářeného vzorce, stačí z nabídky Vložit vybrat položku Název a poté příkaz Vložit. Zobrazí se dialogové okno Vložit náfeo (obr. 7); v něm potřebný název pouze vyhledáte a po potvrzení kliknutím na tlačítko OK se hned objeví v aktivní buňce. Všimněte si ještě tlačítka Vložit seznam. Jestliže na něj kliknete, vypíše se do jednotlivých buněk seznam všech názvů ze sešitu, a to i s odkazy. Tak rychle získáte přehled o všech pojmenovaných oblastech (obr. 8). JAK SE NÁZVY BUNĚK POUŽÍVAJÍ VE VZORCÍCH Rozbalovací šipka v řádku vzorců. Názvy, které se v sešitě nachází. Vložit název m i*i * březen červen B c D Výběr daného názvu. duben květen leden nájem reklama tabulka telefon únor leden únor sfon 12 11 lama 1 2 em 13 20 Seznam všech názvů. bíeieii červen duben květen leden nájem Vložit sez ■ :■ - Obr. 7 Zde se může vytvořit seznam všech názvů v sešitu. Obr. 6 Seznam všech názvů v rámci sešitu. List1!ÍEÍ4:ÍEÍ6 List1!!H$4:$H$E Obr. 8 List1!$K$3:$P$11 List1!ÍF$4:ÍF$6 List1!$G$4:ÍGÍG List1!ÍCÍ4:ÍCÍ6 Lisťl!$C$6:$H$G List1!ÍCÍ5:ÍHÍ5 List1!ÍB$3:$H$E List1!$C$4:$H$4 List1!ÍDI4:ÍDie Odkazy na pojmenované buňky. Buňka pojmenovaná jako „sleva". Výsledek vzorce. Vzorec s použitým názvem buňky. Jestliže jste jednotlivé buňky nebo oblasti buněk již pojmenovali, zkuste na ně ve vzorcích nebo ve vkládaných funkcích přímo odkazovat. Začněte běžným způsobem psát vzorec, jen místo odkazů na určitou oblast použijte název buňky (buněk). Například budete-li potřebovat v tabulce na obr. 2 spočítat součet všech nákladů na nájem, stačí do buňky zapsat vzorec ve tvaru =SUMA(nájem) - obr. 9. Když se k danému výpočtu dodatečně vrátíte, získáte ihned přehled o tom, ze kterých dat bylo číslo spočítáno. V pojmenovaných oblastech dat můžete počítat i s průnikem, například potřebujete-li zjistit, kolik činily výdaje za reklamu v květnu. Stačí pak do buňky zapsat =reklama květen, a po potvrzení okamžitě dostanete výsledek (obr. 10). V dané tabulce to vypadá zbytečné, ale představte si, že pracujete s desítkami nebo stovkami dat. Pak je vyhledání potřebné položky opravdu jednoduché, a navíc i názorné. Nebo znáte ceny zboží a víte, že nyní je na veškerý sortiment sleva. Můžete si vytvořit tabulku, ve které budete novou cenu zboží počítat na základě pojmenované buňky, a to s uvedením výše slevy (obr. 11). Název ve vzorci pak vystupuje jako odkaz na buňku s absolutní adresou, proto při kopírování vzorce se odkaz na buňku se slevou nemění. Obr. 11 ^NQ4 \ f* '64-64"sleva A^ c D 1 sleva » 17% 2 3 zboží původní cena I nová l cena 4 A 345 Kč •286 Kč 5 B 678 Kč 563 Kč 6 C 213 Kč 177 Kč 7 D 126 Kč 105 Kč 3 E 987 Kč 819 Kč 9 F 671 Kč 557 Kč Při kopírování vzorce zůstávají výsledky správne, protože pojmenovaná buňka se chová stejně jako buňka s absolutní adresou. Oblast „květen". Vzorec pro výpočet průniku oblastí. A B C D E F 1 leden únor březen duben kveten červen 2 telefon 12 11 9 8 15. 3 reklama 1 2 1 ---2 1 4 nájem 19 20 •17 " 16 15 18 5 6 součet za telefon 69 7 součet za reklama 10 8 součet za nájem 105. Ve vzorci je použit název buněk. A6 f* =reklama ičši en 11 A B C D F G 1 leden únor březen dubVi květen červen 2 telefon 12 11 9 B • 16 14 3 reklama 1 2 1 3 2 i 1 4 nájem 19 20 17 JŘ 15 18 5 /~ 6 *2 Obr. 10 Obr. 9 Výsledek vzorce. Oblast „reklama". Výsledek je správný i bez použití adres. JAK ZMĚNIT ČI ODSTRANIT NÁZVY BUNĚK? Názvy buněk se snadno odstraní nebo změní v dialogovém okně Definooat ná^eu (obr. 4). Pokud jde o odstraňování, stačí daný název označit a poté kliknout na tlačítko Odstranit. Jestliže máte v sešitě vzorec používající odkazy na názvy buněk, buďte při rušení názvů nebo při jejich změnách opatrní, pro- tože v důsledku zásahu vzorec nemusí dávat správný výsledek. Marie Franců 28 počítač pro každého 7/2005