Pro práci s ArcGIS Online je třeba opravňující licence - buď licence pro jednotlivce nebo licence pro organizace. Zdarma je možné si vytvořit veřejný účet. V jeho rámci je možné zobrazovat již vytvořené mapy nebo vytvářet mapy vlastní. V rámci veřejného účtu není možné provádět analýzy a je limitováno množství dat, které může uživatel na svém účtu mít.

Licenci pro školy momentálně nabízí společnost Esri až do roku 2025 zdarma. Zatím ani není v plánu bezplatné licence pro školy rušit, protože po nich roste zájem a navíc byla platnost licence v minulosti prodloužena již několikrát.

Data se sbírají pomocí aplikace Field Maps, příp. lze použít i Survey123.