Ačkoli digitalizace listin a elektronizace procesů s nimi spojených postupně prostupuje do života v univerzitních sférách čím dál více, podstatná část studijních spisů každého studenta na vysokých školách bývá stále vedena v listinné formě.
Podobnou situací si již dříve prošla papírová přihláška a papírový index ke studiu nebo další dokumenty na vysokých školách. Na Masarykově univerzitě byl papírový index nahrazen elektronickým výkazem o studiu v roce 2004, jímž se rozuměl už jen úředně potvrzený výpis ze studijní evidence vedené v Informačním systému Masarykovy univerzity. Index v papírové podobě se tak stal v podstatě bezcenným kusem papíru, ale tolerance k tomu, aby vyučující požádaný o zápis do „památníčku“ provedl, ještě chvíli tu a tam setrvávala. Papírové přihlášky na Masarykově univerzity zanikly už téměř před deseti lety, zejména proto, že obvykle vysoké školy stojí více peněz než přihlášky v elektronické podobě. Ale zakládání papírových dokumentů do složek papírových spisů studenta dosud mělo význam, neboť zahrnovalo dokumenty z přijímacího řízení, dokumentaci nebo dokumenty spojené s ukončením studia, ale i klíčové dokumenty z celého období průběhu studia.
Protože Masarykova univerzita vlastní systém elektronické spisové služby ve svém Informačním systému Masarykovy univerzity již od roku 2011, rozhodla se v roce 2021 k dalšímu zásadnímu průkopnickému kroku, a to k pilotní digitalizaci studijních spisů studentů. Tento krok obnáší především přístup analytiků a programátorů Vývojového týmu IS MU k prozkoumání, jak tuto agendu elektronizovat do spisové služby v rámci IS MU, protože se rozhodli digitalizovat jednak spisy absolventů, stávajících studentů, ale i teprve vznikající spisy nových studentů. Proto úsilí zahrnovalo současně také řadu práce dalších lidí skenujících a konvertujících listinné dokumenty z minulosti, protože nová elektronická evidence obnáší digitalizaci, tj. konverzi listinných dokumentů do elektronické podoby, ať už u uzavřených či živých spisů. Digitalizace tedy obsahuje dvě části, technicky-výzkumnou a lidsky-pracnou. Z technického hlediska bylo nutné vymyslet způsob převodu oskenované (digitalizované) podoby dokumentu spisu do elektronické podoby pomocí autorizované konverze dokumentu. Autorizovanou konverzi v rámci jiných dokumentů IS MU již rutinně provádí (například u dohod o provedení práce), a tak bylo možné této technologie využít i pro účely elektronizace studijního spisu.
Obr. 1: Vyhledávání v archivu studií
V aplikaci Archiv studií lze konkrétní e-spis vyhledat nebo naopak zavést pomocí odkazu Vytvořit nový záznam v archivu.
Obr. 2: Zavedení nového spisu
První pilotní digitalizovaný e-spis studenta v rámci Úřadovny, jejíž součástí je elektronická spisová služba, byl uveden do provozu 21. května 2021. Elektronický spis studenta, obsahující elektronické verze dokumentů ke studiu, zajištěný formou autorizované konverze původních listinných dokumentů je navíc opatřený časovým razítkem. Časové razítko potvrzuje důvěryhodné časové označení dokumentu, tedy nese informaci o tom, že dokument existoval v uvedeném čase, a vydávají je nezávislé autority pro vydávání časových razítek - TSA (Time Stamping Authority). E-spis studenta může obsahovat autorizovanou konverzi například desek spisu, doručeného vysvědčení o maturitní zkoušce, kopie rodného listu, rozhodnutí a oznámení o přijetí ke studiu, imatrikulačního listu, rozhodnutí o uznání zkoušek, zápočtů a započítání kreditů za předměty vykonané v rámci předchozího studia, přehledů o vykonaných zkouškách, splnění studijních plánů, seznamů zapsaných přednášek, seminářů a cvičení, žádosti a potvrzení o vypracování a odevzdání diplomové práce v jiném jazyce, diplomu, několika rozhodnutí o vyměření poplatku za nadstandardní dobu studia nebo dalších dokumentů. Obsáhlý výčet dokumentů je poplatný spisu studenta v závislosti na evidenci na konkrétním pracovišti. V konkrétním pilotním e-spisu jde o e-spis ke studiu studenta na Farmaceutické fakultě MU.
Převodu listinného spisu do elektronizované verze spisu absolventa nebo stávajícího studenta, jehož vedení spisu započalo v listinné formě, samozřejmě předchází také další nesmírně náročná lidská práce, a to ruční manipulace se spisy papírovými, kdy pověřený pracovník papírové spisy skenuje. Pracovník si před skenováním musí připravit dokument ke skenování, například odstraněním kancelářských sponek, následně jej oskenuje, vloží a propojí příslušná data v Informačním systému Masarykovy univerzity. Protože počet listinných spisů je na univerzitě velikosti MU rozsáhlý, je projekt digitalizace, ve smyslu ručního skenování a vložení do IS MU plánován až na 5 let, neboť řada pracovišť disponuje spisy ještě z období 90. let. Například 60 běžných metrů dokumentů je možné zvládnout cca za 1 rok brigádníka, který pracuje přibližně 15 hodin týdně. Do listopadu roku 2021 bylo digitalizováno cca 16 000 spisů. Také je v takovém případě možné zvážit využití velkokapacitního skeneru, díky němuž by se digitalizace spisů urychlila.
Informační systém MU evidenci e-spisů ve spisové službě tímto zahájil, a proto přechod na čistě elektronickou evidenci studijních spisů nových studentů, a to již od samého počátku jejich vzniku, je dalším logickým navazujícím aktuálním krokem. Elektronický spis studenta evidovaný v Informačním systému MU přinese úsporu nejen papíru a prostoru na studijních odděleních fakult nebo v Archivu MU, ale také snadné zpětné dohledání dokumentů ke studentovi vždy, kdy to bude potřeba. Výhoda elektronické evidence spisu vůči listinné evidenci v šuplíkové kartotéce nebo ve skříní se šanony není nevýznamná.
