18. 5.
2011
Nová generace aplikací se souhrnným názvem Úřadovna byla do testovacího provozu
na studijních odděleních jednotlivých fakult spuštěna v minulých dnech. Jejím
cílem je nahradit pracné a často opakované úkony související s chodem
univerzity, které musí být na základě zákona a dalších předpisů podávány a
vyřízeny oficiální cestou.
Ať už se jedná o písemné nebo elektronické podání žádosti (například žádost o
přerušení studia, žádost o uznání předmětů, žádost o udělení výjimky z předpisů
studijního a zkušebního řádu), aplikace Úřadovny umožní jejich zaevidování s
ohledem na spisovou službu a usnadní jejich vyřízení včetně sběru podkladů jako
jsou vyjádření dalších orgánů, automatické zobrazení souvisejících informací z
IS a podobně.
S každou podanou žádostí také souvisí evidence vydaného rozhodnutí včetně
případných záznamů o jeho doručení, přezkumu a finálním stavu podané žádosti.
Rozhodnutí je také možné vydávat jednostranně bez předchozí žádosti.
Student nebo kterýkoliv jiný žadatel tak může v samostatné aplikaci v IS žádost
nejen podat, ale sledovat její vyuřízení a případně se dozvědět o důvodech pro
přerušení řízení žádosti nebo žádost vytisknout přímo z IS na obecném formuláři.
Proděkan nebo obecně každá osoba, která o úředním podání rozhoduje, vidí na
jednom místě přehledně seznam žádostí, ke kterým se má vyjádřit nebo je
rozhodnout a to včetně případných podkladů nebo doporučení ze strany úředních
referentů.
Referentům a pracovníkům podatelen pak Úřadovna výrazně usnadní práci pomocí
automatického scanování a přiřazování papírových dokumentů, hromadných operací
nad velkým množstvím spisů najednou a nastavitelné kontrole zpracování spisů
včetně upozornění elektronickou poštou na spisy v různých fázích zpracování
(nově podané žádosti, dosud nevyřízené žádosti nebo naopak na vědomí žádosti,
kterým bylo vyhověno apod.).
Výhodou této agendy je také schopnost nastavit způsob zpracování pro každý typ
úředního podání zvlášť. Fakulta si tak může sama určit, které pracoviště nebo
které konkrétní osoby budou zodpovědny za konkrétní žádosti. Samozřejmostí je
pak kompletní evidence plných textů papírových dokumentů pro zpětné dohledání
všech podrobností o každém evidovaném podání.
Ostré nasazení v pilotním provozu je plánováno na podzimní semestr roku 2011.
