Na začátek je třeba si uvědomit, která všechna data jsou důležitá a budeme je chtít zálohovat.
dokumenty: veškeré osobní i pracovní dokumenty (například účetnictví)
emaily: elektronická komunikace obsahuje množství důležitých informací, včetně kontaktů.
osobní fotografie
zakoupená multimédia: zejména digitální hudba
webový prohlížeč: záložky a uložená hesla
data v cloudových službách: fotografie nahrávané na sociální sítě, blogové příspěvky a podobně
Základním principem zálohování je, že data se musí současně vyskytovat na dvou a více fyzicky oddělených místech. Tím může být externí disk, optické médium (DVD, Blu-ray) nebo cloudové úložiště (Dropbox, Google Drive a pod.). Není tedy možné data smazat například pro uvolnění místa s tím, že jsou zálohovaná, protože v tu chvíli se nevyskytují ve dvou kopiích. Pro upřesnění (zejména v kontextu cloudových úložišť): synchronizace není záloha, protože nechrání data před nechtěným smazáním.
Existuje velké množství softwarových nástrojů, které umožňují zálohování do velké míry automatizovat. Při výběru vhodného software je dobré sledovat tyto vlastnosti:
možnost naplánování pravidelného upozornění, nebo plně automatického vytvoření zálohy
schopnost vytvářet inkrementální (přírůstkové) zálohy: kopírují se pouze soubory, které se od poslední zálohy změnily
víceúrovňové zálohování: jednu zálohu za každý rok, jednu za každý měsíc za poslední rok, jednu za každý týden posledního měsíce, jednu za každý den posledního týdne
možnost využití cloudových úložišť, pokud možno se šifrováním záloh
možnost vyjmutí některých adresářů a souborů ze zálohování (například kvůli velikosti)
Samozřejmě je možné data zálohovat i ručně, zde je však třeba jisté sebedisciplíny a není možné například dělat inkrementální zálohy.