Jednotlivé bibliografické citace jsou tvořeny konkrétními údaji převzatými z citovaného informačního zdroje. Pro jednotlivé údaje platí obecná pravidla, která mohou být v případě jednotlivých typů dokumentů případně dále specifikována. Níže jsou uvedeny instrukce k jednotlivým údajům podle pokynů v citačním stylu APA.
Údaje o autorech i editorech se píší invertovaně, tj. nejprve příjmení, poté jméno, přičemž se uvádí pouze iniciála jména, např. Plzák, M. Jestliže se jedná o dokument sestavený editory, přidává se za výčet jejich jmen a příjmení v oblých závorkách zkratka Ed. pro jednu osobu nebo Eds. pro více osob, např. Plzák, M. (Ed.).
Kromě toho pak styl APA stanovuje pro psaní údajů o autorech/editorech další pravidla:
Dílo s 1–20 autory – uvedou se všichni, přičemž jejich jména se oddělují čárkou a poslední se navíc připojí symbolem &, např. Březinová, V., Novotná, E., Plzák, M., Souček, K., & Zvolský, P.
Dílo s 21 a více autory – uvede se prvních devatenáct autorů a po výpustce v podobě tří teček se napíše poslední, např. Lheureux, S., Cristea, M. C., Bruce, J. P., Garg, S., Cabanero, M., Mantia-Smaldone, G., Olawaiye, A. B., Ellard, S. L., Weberpals, J. I., Hendrickson, A. E. W., Fleming, G. F., Welch, S., Dhani, N. C., Stockley, T., Rath, P., Karakasis, K., Jones, G. N., Jenkins, S., Rodriguez-Canales, J., … Oza, A. M.
Dílo bez autora – Pokud dílo nemá autora nebo ho nelze zjistit, začne bibliografická citace názvem díla, po němž následuje rok vydání. Pouze v případě, že přímo v citovaném díle je uvedeno např. Anonymous, se jako autor uvede slovo Anonymous.
Institucionální dílo – Není-li v publikaci jako autor fyzická osoba, ale instituce, uvádíme její název na pozici autora. V citaci v textu lze název instituce zkrátit – například citujeme-li příručku APA, citace v textu bude mít při prvním použití podobu (American Psychological Associaton [APA], 2020), při dalším (APA, 2020). Bibliografická citace bude začínat American Psychological Association. (2020).
Rok vydání se píše arabskými číslicemi vloženými do kulatých závorek, např. (2014). V případě knih (včetně kapitol v knize, příspěvků ve sborníku) se píše rok copyrightu bez jeho symbolu, např. v knize je rok copyrightu 2000 a rok vydání 2010, v citaci se uvede 2000. Praktický příklad viz Linhart: Toxikologie.
Jestliže citujeme od téhož autora (nebo totožné skupiny autorů) více děl vydaných ve stejném roce, přidáváme k roku písmena a, b, c atd. kvůli možnosti konkrétní identifikace citovaného zdroje. Citace v textu bude mít podobu např. (Plzák, 1960a) a (Plzák, 1960b), v případě odkazu na oba zdroje naráz je uvedeme v jedné dvojici závorek, tj. (Plzák, 1960a, 1960b). V soupisu literatury pak jednotlivé bibliografické citace budou mít u roku příslušné písmeno, např. Plzák, M. (1960a) pro první citaci, Plzák, M. (1960b) pro druhou citaci atd.
Není-li v dokumentu žádný rok uveden, ale bylo možno jej zjistit z jiného zdroje (např. z webu nakladatele), vloží se do hranatých závorek pro naznačení, že se nejedná o údaj převzatý přímo z dokumentu, např. [(2014)]. Pakliže rok nelze zjistit, použije se zkratka n.d. v kulatých závorkách, tj. (n.d.).
Při citování novin nebo nevědeckých časopisů se píše nejen rok, ale i měsíc či konkrétní datum vydání, a to anglicky, např. (2014, November) nebo (2014, November 30).
Název a podnázev dokumentu se píše kurzívou s velkým počátečním písmenem pouze v jejich prvních slovech (tedy pokud to nevyžadují jazyková pravidla, např. při psaní názvu národnosti). Tedy ačkoliv je na titulním listu vytištěno The Power of Comics: History, Form and Culture, uvede se The power of comics: History, form and culture. Naproti tomu názvy částí (název článku, název kapitoly) se píší bez jakéhokoliv grafického odlišení.
K výše uvedenému pravidlu však styl APA specifikuje dvě výjimky:
Názvy časopisů – všechna slova se píší s velkým počátečním písmenem, tj. Journal of Personality and Social Psychology se napíše Journal of Personality and Social Psychology. Názvy časopisů se píší celé s výjimkou, kdy zkratka je součástí oficiálního názvu (např. píšeme PLOS ONE, přestože první slovo je zkratkou spojení Public Library of Science).
Název článku/kapitoly – v případě názvu části dokumentu (název článku, název kapitoly) v jiném než anglickém jazyce se za ním uvede v hranatých závorkách jeho překlad do angličtiny, např. Analýza užívaných citačních stylů v publikacích autorů z lékařských, sportovních a přírodovědných oborů na Masarykově univerzitě [The analysis of citation styles used in publications of authors from medical, sports and natural sciences at the Masaryk University].
V případě citování méně obvyklých dokumentů se podle stylu APA má v hranatých závorkách za názvem specifikovat příslušný typ díla, např. [Abstract], [Audio podcast], [CD], [Computer software], [Motion picture], [mp3 file], [PowerPoint presentation], [Special issue], [Television series episode], [Tweet], [Video file] apod. V praxi pak výsledný záznam vypadá kupříkladu takto: One flew over the cuckoo's nest [Motion picture].
Narozdíl od řady jiných citačních stylů se však typ dokumentu nepíše, jedná-li se o online verze tak typických dokumentů, jakými jsou kniha, příspěvek ve sborníku, časopisecký článek apod.
Vydáním se míní údaje typu Druhé vydání, Vydání druhé, First edition, 4. Auflage apod. Bez ohledu na jazyk citovaného dokumentu se tento údaj píše anglicky, přičemž pořadí vydání se vyjadřuje číslicí a zkratkou slova edition, např. Druhé vydání = 2nd ed., Third edition = 3rd ed., 4. Auflage = 4. ed. Údaj se pak uvádí v kulatých závorkách za názvem, např. Publication Manual of the American Psychological Association (7th ed.).
Nakladatelem je instituce či osoba, která dokument publikovala, přičemž je-li nakladatelem fyzická osoba, tak se tento údaj v citaci neuvádí. Název nakladatele se píše tak, jak je uveden v knize, tj. název uvedený verzálkami uvedeme v citaci také verzálkami. V případě dokumentu s více nakladateli v informaci o copyrightu, uvádí se všichni a oddělují se středníkem, např. např. Cambridge University Press • Springer = Cambridge University Press; Springer.
Typ společnosti v názvu nakladatele (např. a. s., s. r. o., Limited, GmbH) se v bibliografické citaci nepíše, tj. Macmillan Publishers Ltd = Macmillan Publishers.
Místem vydání je míněno město a stát, ve kterém byl dokument vydán či publikován. Pakliže dokument obsahuje více míst vydání, uvádí se to, které z nich je typograficky nejvýraznější (např. jeho název je uveden včetně loga, zatímco ostatní pouze textem), v případě uvedení jejich názvů stejným typem i velikostí písma se v bibliografické citaci píše to první, např. New York • London • Tokio = New York.
Při citování dokumentu z nějaké konkrétní akce (např. prezentace či poster z konference) či vydaném v méně známém městě se přidává i údaj o státu. V případě severoamerických států se píše kód konkrétního státu a název státu, např. New York, NY, United States, v ostatních případech slovní vyjádření, např. Brno, Czechia.
Při citování údajů o ročníku a čísle časopisu se píší pouze číslice, přičemž ročník se píše kurzívou a vedle něj bez mezery se číslo umísťuje do kulatých závorek, např. 105(2).
Upozornění: Je třeba mít na paměti, že ročník není totéž, co rok vydání. Český pojem ročník sice navozuje dojem uceleného souboru čísel konkrétního periodika, která byla vydána během jednoho roku, avšak jedná se o ekvivalent v zahraničí užívaných pojmů, jako jsou Volume, Band, Tom aj. Přitom se však lze běžně setkat s tím, že v zahraničí je během jednoho roku vydáno více ucelených řad čísel časopisu zastřešených uvedenými pojmy, např. časopis The Astrophysical Journal v roce 2013 vydal 18 ročníků (volume), z nichž každý obsahoval obvykle 2 čísla časopisu (IOP PUBLISHING, c2021).
Údaj o rozsahu stran se uvádí jen v případě dokumentů tvořících část vyššího celku, např. časopisecký článek, příspěvek ve sborníku, kapitola v knize apod., nikoli však rozsah celé publikace, jakým je např. kniha, celé číslo časopis, celý sborník atd.
Rozsah stran se píše arabskými číslicemi a je uvozen anglickou zkratkou slova strana, a to p. pro jednostránkový dokument a pp. pro dvou a vícestranou publikaci, např. p. 10 nebo pp. 50–55. Výjimkou je jen časopisecký článek, v jehož bibliografické citaci se rozsah stran uvádí, ale žádnou zkratkou se neuvozuje, např. 10 či 50–55.
V případě online časopisů se čím dál častěji lze setkat s tím, že každý soubor s článkem má vždy rozsah stran od číslice 1 a že tedy skutečným identifikátorem rozsahu stran je tzv. eLocator. V takovém případě v citaci uvádíme právě tento údaj, např. Cogent Chemistry, 6(1), Article 1720892 pro článek Removal of heavy metals from aqueous solutions using Eucalyptus Camaldulensis: An alternate low cost adsorbent.
Jestliže je součástí publikace DOI (Digital Object Identificator) nebo webová adresa, uvede se v bibliografické citaci, např. http://doi.org/10.1108/EL-07-2012-0087 nebo http://itlib.cvtisr.sk/archiv/2014/2/analyza-uzivanych-citacnich-stylu-v-publikacich-autoru-z-lekarskych-sportovnich-a-prirodovednych-oboru-na-masarykove-univerzite.html?page_id=2668. Jsou-li u dokumentu k dispozici DOI i webová adresa, uvádí se pouze ta s DOI. Adresa s DOI se vždy píše ve formátu https://doi.org/xxxxxx.
Jestliže je DOI či webová adresa příliš dlouhá, lze ji zkrátit. Zatímco DOI se má zkrátit pomocí služby shortDOI Service, pro webovou adresu je možno použít veřejně dostupnou zkracovací službu, např. odkaz http://search.ebscohost.com/login.aspx?direct=true&db=nlebk&AN=925226&site=ehost-live byl pomocí služby Bitly zkrácen na https://bit.ly/2Sg3dRr.
Upozornění: Citační styl APA explicitně upozorňuje na nutnost uvádět pouze funkční adresy, ať se jedná o DOI nebo webovou adresu. Proto před odevzdáním textu vždy zkontrolujte platnost odkazů a při nedostupnosti zkontrolujte její dostupnost v internetovém archivu na https://archive.org. Pokud není adresa funkční ani v archivu, měli byste takovou citaci nahradit jinou.
Tento údaj se v citaci uvádí pouze v případě, je-li citována webová stránka, která může doznat změn (např. úvodní webová stránka Masarykovy univerzity). V takovém případě se před webovou adresu uvede spojení Retrieved XXX, from, kde XXX je datum ve formátu Měsíc Den, Rok, např. Retrieved January 25, 2021, from https://www.muni.cz.